Sáng kiến “đi tắt, đón đầu” trong bối cảnh kinh tế số

Giải quyết vấn đề thực tiễn

Trong quá trình công tác, nhóm chị Đoàn Minh Tâm, Phạm Thị Huyền Trang, Nguyễn Đình Trường, Nguyễn Thu Hồng, Phan Nguyên Cương đã tập hợp lại, cùng nhau sáng tạo công trình ứng dụng công nghệ 4.0 trong số hóa, đổi mới quy trình và lưu trữ điện tử giao dịch kinh doanh vốn.

“Từ thực tiễn tác nghiệp giao dịch đã phát sinh những nhu cầu, như hồ sơ giao dịch, kiểm soát giao dịch. Từ đó, nhóm chúng tôi đã họp lại, nghiên cứu, đề ra các giải pháp để giải quyết các vấn đề gặp phải. Với những tài nguyên sẵn có của BIDV, chúng tôi kết hợp giữa cả nhân viên nghiệp vụ và nhân viên công nghệ thông tin để xây dựng chương trình.”, chị Đoàn Minh Tâm, Chuyên viên Trung tâm dịch vụ khách hàng – Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam (BIDV) chia sẻ.

Mỗi cá nhân trong nhóm lại đến từ những phòng, ban khác nhau, người khối tác nghiệp, người ban vốn, người khối kinh doanh, lại thêm những cá nhân đến từ trung tâm công nghệ thông tin,… Tất cả đã cùng nhau góp sức lực, trí tuệ, tạo ra ứng dụng có giá trị thực tiễn cao, với hàm lượng số hóa lớn.

Khách hàng của BIDV ngày càng được trải nghiệm nhiều dịch vụ số (Ảnh: Đức Thanh)

Chia sẻ với phóng viên, một thành viên trong nhóm cho biết, thay vì sử dụng giấy tờ, chứng từ tay, chữ ký “tươi”, rồi kiểm tra bằng mắt, thì giờ đây, thông qua chương trình, toàn bộ hồ sơ giao dịch sẽ được số hóa từ hệ thống giao dịch, thành các dữ liệu điện tử, đưa vào hệ thống và đối chiếu với tài liệu điện tử đối tác gửi về. Tất cả hồ sơ, giấy tờ sau khi hoàn thành việc đối chiếu sẽ được lưu trữ trong kho điện tử, hạn chế tối đa việc sử dụng giấy tờ, hồ sơ bản cứng, giúp bảo vệ môi trường, tiết kiệm không gian.

“Hòa nhập” với môi trường kinh tế số

Để đưa ứng dụng này vào thực tiễn, nhóm sáng tạo đã dành nhiều công sức để xin kết nối với chương trình giao dịch của thị trường vốn. Người trong nghề đánh giá, đây là chương trình phức tạp, chủ yếu là từ các đơn vị công nghệ thông tin của nước ngoài cung cấp. Vì vậy, nhóm chị Tâm đã dày công nghiên cứu để có thể khai thác dữ liệu từ những chương trình đó, đưa về đúng mẫu hồ sơ, cũng như dữ liệu của BIDV cần sử dụng.

Trong quá trình tìm tòi, nghiên cứu, ứng dụng công trình, nhóm tác giả đã gặp không ít khó khăn như: hệ thống giao dịch với nước ngoài, hệ thống giao dịch liên ngân hàng…, nhóm sáng tạo cũng phải dành nhiều thời gian để số hóa chứng từ, hồ sơ vào hệ thống, sau đó đối chiếu lại, đảm bảo thay thế con người và tính đến tất cả các trường hợp sự cố gặp phải.

Để đưa chương trình này vào sử dụng, nhóm đã đưa vào những công nghệ mới nhất mà BIDV đang tích hợp. Hệ thống chữ ký điện tử, đối chiếu điện tử được nhóm sử dụng triệt để, nhằm giảm dung lượng. “1 file chứng từ khi đưa vào chương trình được giảm đi 20 lần để tạo ra không gian lưu trữ nhiều hơn. Đặc biệt, việc lưu trữ hồ sơ qua cây thư mục, theo từng khách hàng, theo từng loại, để khi cần tìm kiếm, tra cứu sẽ thuận tiện.”, chị Tâm cho biết.

Từ thời điểm nghiên cứu cho đến lúc triển khai, sáng kiến chưa từng được nhóm công bố, đăng ký bảo hộ và chư từng có sản phẩm tương tự được công bố bởi tác giả khác. Hiện tại, chương trình đã đưa vào thực hiện tại Ngân hàng TMCP Đầu tư và phát triển Việt Nam (BIDV) và nhận được những hiệu quả tốt.

Đón đầu xu hướng số hóa

Việc ứng dụng công nghệ 4.0 trong số hóa, đổi mới quy trình và lưu trữ điện tử giao dịch kinh doanh vốn được nhóm thử nghiệm vào đúng thời điểm tình hình dịch COVID-19 diễn biến phức tạp và phải thực hiện giãn cách xã hội.

Việc áp dụng chuyển đổi số sẽ tạo thuận lợi cho cả ngân hàng lẫn khách hàng

“Chúng tôi nhận thấy, chương trình đặc biệt hữu ích trong thời gian Hà Nội phải thực hiện giãn cách xã hội vì dịch bệnh. Khi đó, mọi người cũng không thể đến cơ quan nhưng vẫn có thể xử lý công việc tại nhà qua chương trình.”, chị Tâm cho biết.

Khi dịch bệnh được kiểm soát, chương trình vẫn khẳng định được tính ưu việt của mình. Nhân viên ngân hàng hoàn toàn có thể nhận được chứng từ, duyệt, ký giao dịch dù đang đi công tác. Việc này giúp tiết kiệm thời gian, đặc biệt là hạn chế tiêu tốn tài nguyên giấy. Sau quá trình đưa vào vận hành, chương trình đã mang về cho BIDV nguồn thu nhập lớn, chiếm tỷ trọng 27,5% lợi nhuận trước thuế của toàn hệ thống.

Với hàm lượng ứng dụng công nghệ cao, nội dung mang nhiều tính mới và sáng tạo, sáng kiến này hoàn toàn có thể ứng dụng triển khai đối với các đơn vị nghiệp vụ của các ngân hàng, doanh nghiệp còn sử dụng nhiều hồ sơ, chứng từ giấy hay quá trình phối hợp giữa các phòng, ban trong đơn vị còn thủ công.

Sáng kiến không chỉ mang tính ứng dụng cao cho BIDV mà toàn ngành ngân hàng cũng như các đơn vị doanh nghiệp trong con đường chuyển đổi số, đồng hành xây dựng mục tiêu số quốc gia.

Đình Trung