Bài 2: Chuyển đổi số hoạt động của Đoàn

Ứng dụng công nghệ để quản trị đoàn viên

Bí thư Đoàn Thanh niên Đại học Kinh tế Quốc dân Vũ Trí Tuấn cho biết, Đoàn trường hiện có hơn 28.000 đoàn viên đang sinh hoạt ở các chi đoàn, liên chi đoàn khác nhau. Việc quản lý hoạt động, đánh giá xếp loại, cũng như thu hút đoàn viên tham dự các sự kiện là thách thức không nhỏ. Nhiều tổ chức Đoàn cũng gặp phải những khó khăn tương tự.

Xuất phát từ thực trạng đó, Đoàn Thanh niên Đại học Kinh tế Quốc dân (NEU) đã ứng dụng mô hình App Youth NEU trong việc quản trị đoàn viên trong nhiều năm cũng như sử dụng các phần mềm quản lý của Thành đoàn Hà Nội, Trung ương Đoàn. Qua đó, việc đánh giá, xếp loại hoạt động Đoàn của đoàn viên, sinh viên được dễ dàng hơn thông qua hệ thống tiêu chí rõ ràng. Ứng dụng này giúp đoàn viên có thể thực hiện một số chức năng như: Theo dõi, đăng ký tham dự sự kiện; điểm danh tự động bằng QR Code; thống kê lịch sử tích lũy điểm Đoàn; yêu cầu đổi điểm Đoàn trực tuyến.

Đoàn Thanh niên Đại học Kinh tế Quốc dân (NEU) đã ứng dụng mô hình App Youth NEU trong việc quản trị đoàn viên trong nhiều năm

Thông qua các ứng dụng, tỷ lệ đoàn viên, sinh viên đăng ký tham dự sự kiện trong và ngoài trường đã có sự tăng trưởng. Các bạn trẻ có thể tích lũy điểm Đoàn để được đánh giá, xét xếp loại, khen thưởng năm học dễ dàng hơn. Bên cạnh đó, Đoàn Đại học Kinh tế Quốc dân có thể nắm bắt được số lượng đoàn viên tham dự chương trình, số lượng sự kiện trong một khoảng thời gian cụ thể… Công tác quản lý đoàn viên cũng trở nên đơn giản và linh hoạt hơn rất nhiều.

Theo Bí thư Đoàn Đại học Kinh tế Quốc dân, số hóa thủ tục hành chính đã được Trung ương, các cấp, ngành đẩy mạnh trong những năm trở lại đây. Không nằm ngoài xu thế đó, được sự ủng hộ và khuyến khích của Thành đoàn Hà Nội, công tác Đoàn tại Đại học Kinh tế Quốc dân cùng nhiều cơ sở giáo dục khác luôn không ngừng cải tiến để tinh gọn, nhanh chóng, hiệu quả hơn.

Các hoạt động Đoàn của Đại học Kinh tế Quốc dân đều được ứng dụng chuyển đổi số

"Với mục tiêu giảm thiếu tối đa công sức và số lần đoàn viên phải tới Văn phòng Đoàn để thực hiện các thủ tục hành chính, chúng tôi đang không ngừng số hóa các công tác về: Đoàn vụ; Đảng vụ (phát triển Đảng); lưu trữ thông tin...

Các thủ tục như trình kế hoạch chương trình hành động, báo cáo số liệu, đăng ký các thủ tục tổ chức sự kiện, tổng hợp và phê duyệt công tác Đoàn vụ… được thực hiện hiệu quả bằng quy trình ngắn gọn, thông qua nhiều nền tảng và công cụ khác nhau như: Google Doc, Google Form, Email, Zalo, Facebook… Trong đó, nhiều quy trình được xử lý tự động và các bạn đoàn viên, đơn vị trực thuộc có thể theo dõi thời gian thực tiến độ xử lý công việc của mình”, anh Tuấn cho biết.

Ứng dụng công nghệ để quản trị đoàn viên cũng được Đoàn Thanh niên Học viện Tài chính đẩy mạnh. Theo Phó Bí thư Đoàn Thanh niên Học viện Tài chính Bùi Văn Tiên, hiện Đoàn Thanh niên Học viện trực tiếp quản lý hơn 500 tổ chức Đoàn cấp dưới, hơn 40 câu lạc bộ trực thuộc và 17.000 đoàn viên, sinh viên. Với một chi đoàn cơ sở, khoảng từ 15 - 20 đoàn viên, công tác quản lý không quá khó nhưng với những tổ chức Đoàn cấp huyện hoặc trường học thì không dễ dàng. Với trên 17.000 đoàn viên, sinh viên, nếu quản lý bằng phương pháp thủ công, bảng biểu rất tốn thời gian rà soát, tổng hợp.

Tạo kỹ năng số

Một cuộc thi học thuật do Đoàn Thanh niên, Hội Sinh viên Học viện Tài chính tổ chức

Bên cạnh đó, mỗi năm, Đoàn Thanh niên - Hội Sinh viên Học viện Tài chính thực hiện gần 200 hoạt động, sự kiện lớn nhỏ. Đây là khối lượng công việc lớn, đòi hỏi khả năng tổ chức, quản lý tốt, đặc biệt cần thiết phải ứng dụng công nghệ thông tin. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý, điều hành công tác Đoàn và phong trào thanh niên cũng góp phần đơn giản hoá thủ tục hành chính, giảm thiểu một số khâu thuộc quy trình công việc đang được tiến hành theo phương pháp thủ công hiện nay.

Là cán bộ Đoàn, bản thân anh Tiên cũng tiên phong trong học tập, ứng dụng chuyển đổi số. Từ sáng kiến “Ứng dụng phần mềm quản lý công việc trong hoạt động Đoàn - Hội tại Học viện Tài chính” của anh, Đoàn Học viện đã quan tâm đẩy mạnh quản lý sinh viên qua các phần mềm, ứng dụng như: Email, ứng dụng Amis công việc, phần mềm hội nghị trực tuyến Zoom cloud Meeting, nền tảng Zalo, Facebook, Google meet…

Đặc biệt, việc sử dụng thí điểm phần mềm quản lý công việc Amis mang lại hiệu quả cao đối với công tác quản lý và điều hành của tổ chức Đoàn tại Học viện Tài chính. Sau quá trình triển khai thí điểm sử dụng, phần mềm Amis công việc được đánh giá mang lại nhiều lợi ích cho người sử dụng.

Nhờ ứng dụng chuyển đổi số nhiều hoạt động của Đoàn Thanh niên Học viện Tài chính được thực hiện hiệu quả hơn

“Phần mềm có ưu điểm là nhắc việc tự động khi công việc sắp hết hạn, từ đó giúp người dùng quản lý thời gian, hướng tới mục tiêu hoàn thành công việc được tốt hơn. Phần mềm còn giúp đẩy nhanh quá trình phê duyệt các kế hoạch, tờ trình từ tuyến các câu lạc bộ và đơn vị tương đương”, anh Tiên cho biết.

Bên cạnh làm tốt công tác quản trị đoàn viên, cuộc thi trực tuyến, trò chơi tương tác trên mạng xã hội cũng được các cơ sở Đoàn đẩy mạnh nhằm thu hút thanh niên, sinh viên; đồng thời rèn luyện, hình thành kỹ năng số cho đoàn viên, thanh niên. Tại Đại học Quốc gia Hà Nội các cuộc thi trực tuyến do Đoàn Thanh niên tổ chức luôn thu hút đông đảo sinh viên tham gia. Trong đó, cuộc thi “Lớp tôi là số 1” tạo dấu ấn mạnh với sinh viên. Cuộc thi nhằm triển khai hiệu quả phong trào “Sinh viên 5 tốt”; tạo môi trường phát triển toàn diện, sân chơi lành mạnh, bổ ích cho các bạn trẻ.

Các bạn trẻ tham gia chung kết cuộc thi "Lớp tôi là số 1"

“Ở vòng sơ khảo, sinh viên các lớp sẽ quay videoclip hoặc chụp ảnh và được đăng tải trên fanpage Đoàn Thanh niên Đại học Quốc gia Hà Nội. Với chúng mình đây thực sự là hoạt động thú vị bởi việc quay, dựng đòi hỏi kỹ năng số, cách làm việc nhóm… khiến sinh viên học hỏi được rất nhiều kiến thức bổ ích. Đó có lẽ cũng là một trong những lý do cuộc thi hấp dẫn và luôn thu hút bạn trẻ tham gia”, Nguyễn Hồng Mơ, sinh viên trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội chia sẻ.

Ngoài “Lớp tôi là số 1”, cuộc thi “Tiếng Anh trong sinh viên Star Awards” đã trở thành thương hiệu của Đoàn Thanh niên Đại học Quốc gia Hà Nội. Cuộc thi không chỉ thu hút sinh viên trong Đại học Quốc gia Hà Nội mà nhiều trường trong cả nước.

Bí thư Đoàn Thanh niên Đại học Quốc gia Hà Nội Hứa Thanh Hoa cho biết, trải qua 11 năm tổ chức, cuộc thi “Tiếng Anh trong sinh viên Star Awards” đã thực sự tạo một ra sân chơi trao đổi học tập ngoại ngữ giữa sinh viên cả nước. Trong lần tổ chức gần đây nhất, tại vòng thi trực tuyến, cuộc thi đã thu hút trên 79 nghìn lượt thí sinh đến từ 183 trường đại học cao đẳng, học viện trên cả nước dự thi. Chính việc ứng dụng công nghệ đã tạo nên sân chơi rộng lớn để sinh viên cả nước được giao lưu, học hỏi ngay trên môi trường số.

(Còn nữa)