Bí quyết lập kế hoạch tài chính trong công ty khởi nghiệp

Kế hoạch tài chính thể hiện qua các bản kế hoạch tiền mặt, kết quả kinh doanh (lời, lỗ), cân đối kế toán (tài sản, nguồn vốn), từ đó xây dựng các chỉ tiêu biểu hiện tốc độ tăng trưởng của doanh thu, lợi nhuận, các tỷ suất sinh lời, khả năng trả nợ... Để xây dựng được các bản kế hoạch tài chính nêu trên, cần dự báo các thông số đầu vào, gồm: doanh thu, giá vốn, các hạng mục chi phí, bán chịu, tồn kho, mua hàng trả chậm, tồn quỹ tối thiểu, đầu tư thêm, trả lãi ngân hàng... Các thông số này được xác định dựa trên các kế hoạch của từng mảng hoạt động của doanh nghiệp (DN), như kế hoạch bán hàng, cung ứng, sản xuất, marketing, nhân sự, đầu tư...

Các kế hoạch của từng mảng hoạt động được xây dựng nhằm mục đích đạt được các chỉ tiêu về tài chính. Quan trọng nhất là kế hoạch bán hàng cho biết dự kiến số lượng, giá bán cho từng loại sản phẩm qua từng kênh phân phối, từng đối tượng khách hàng. Kế hoạch bán hàng được thiết lập trên cơ sở nghiên cứu thị trường, phân tích phản ứng của khách hàng và dự đoán hành vi của đối thủ cạnh tranh để đề ra mục tiêu tăng trưởng doanh số; đồng thời phát triển các giải pháp với những nhiệm vụ cụ thể cần thực hiện để tăng trưởng doanh số theo mục tiêu. Các nhiệm vụ này liên quan đến chính sách khuyến mãi, chiết khấu bán hàng, huấn luyện, động viên nhân viên, phát triển đội ngũ cộng tác bán hàng, chăm sóc khách hàng, quản lý dòng tiền bán hàng.

Dựa vào doanh thu theo kế hoạch để thiết lập kế hoạch cung ứng, sản xuất nhằm xác định các thông số liên quan đến chi phí gồm giá vốn (tỷ lệ phần trăm doanh thu), chi phí hoạt động bao gồm: lương và quảng cáo (cố định), thuê ngoài và các chi phí lặt vặt khác (có thể ước tính theo tỷ lệ doanh thu). Các thông số liên quan đến chi phí được giả định dựa trên cơ sở phân tích xu hướng biến động trong quá khứ, kết hợp với tham khảo hoạt động kinh doanh của các DN tương tự.

Trên thị trường kinh doanh cùng ngành luôn tồn tại những DN kinh doanh tốt, xấu khác nhau, nên tham khảo các thông số của các DN thuộc nhóm mình muốn hướng đến, không nên sử dụng con số bình quân của ngành. Đồng thời kết hợp với đặc thù của công ty mình để điều chỉnh cho phù hợp, nếu công ty mình có những điểm tiến bộ hơn thì điều chỉnh thông số tốt hơn, ngược lại kém hơn thì điều chỉnh kém hơn. Chẳng hạn như công ty sử dụng công nghệ sản xuất tốt hơn thì tỷ lệ giá vốn trên doanh thu có thể sẽ thấp hơn, quản lý chuỗi cung ứng tốt hơn thì tỷ lệ tồn kho sẽ thấp hơn...

Căn cứ vào tài sản cố định đã đầu tư và nguồn vốn để dự tính thông số khấu hao, trả lãi và đầu tư thêm. Tài sản cố định càng lớn thì công ty sẽ gánh chịu khấu hao càng lớn, tuy nhiên, còn tùy thuộc vào phương pháp khấu hao được sử dụng. Để giảm tiền thuế phải nộp thì công ty có xu hướng sử dụng các phương pháp khấu hao nhanh theo quy định của pháp luật. Vốn vay càng nhiều thì tiền trả lãi cho nợ vay càng lớn, các khoản nợ vay của DN cần được chính thức hóa vì đây là hạng mục chi phí góp phần giảm tiền nộp thuế của DN. Trên cơ sở đối chiếu năng lực sản xuất với doanh thu mục tiêu để xác định đầu tư thêm cái gì, chi phí bao nhiêu.

Hướng đến doanh thu theo kế hoạch, DN đề ra các chính sách khác nhau, bao gồm: chính sách bán chịu với việc xác định tỷ lệ thu tiền mặt, tỷ lệ bán chịu trên doanh thu phù hợp; chính sách tồn kho để xác định lượng hàng tồn kho (tỷ lệ phần trăm trên doanh thu); mua hàng trả chậm (tỷ lệ phần trăm trên chi phí); chính sách tồn quỹ tối thiểu cần phải có (cố định).

Dựa vào các thông số nêu trên để thiết lập các bản kế hoạch trung gian, bao gồm kế hoạch doanh thu (doanh thu, thu tiền mặt, bán chịu), kế hoạch thu tiền (thu trong tháng, thu tháng trước), kế hoạch mua hàng (tồn kho cuối kỳ, giá vốn hàng bán và doanh số mua hàng), kế hoạch trả tiền hằng tháng, kế hoạch chi phí (lương, thuê ngoài, quảng cáo, chi phí lặt vặt khác), khấu hao, trả lãi... hằng tháng.

Trên cơ sở các bản kế hoạch trung gian, dễ dàng lập được các bản kế hoạch tài chính thể hiện qua các bản kế hoạch tiền mặt, kết quả kinh doanh, cân đối kế toán. Bản kế hoạch tiền mặt cho thấy dòng tiền thực thu, thực chi, mức dự trữ tối thiểu để biết được lượng tiền mặt thừa, thiếu hằng ngày, hằng tuần, hằng tháng và phương án bù đắp lượng tiền bị thiếu hụt. Bản kết quả kinh doanh cho thấy doanh thu, chi phí (giá vốn, chi phí hoạt động), trả lãi, khấu hao, thuế phải nộp và lợi nhuận hằng ngày, hằng tuần, hằngtháng... Bản cân đối kế toán cho thấy các hạng mục của tài sản dài hạn (thiết bị, nhà xưởng, đất đai...), ngắn hạn (tiền mặt, phải thu, tồn kho) và nguồn vốn đối ứng (nợ phải trả, vốn chủ sở hữu).

Từ ba bản kế hoạch tài chính nêu trên, có thể xây dựng các chỉ tiêu kế hoạch phản ánh hiệu quả sử dụng tài sản (tỷ suất lợi nhuận trên tổng tài sản), hiệu quả sử dụng vốn (tỷ suất lợi nhuận trên vốn chủ sở hữu), khả năng trả nợ...

Kế hoạch tài chính không phải là những con số "vô hồn" mà là những con số biết nói, biểu hiện toàn bộ dự định trong hoạt động kinh doanh của DN. Nếu có kế hoạch tài chính rõ ràng, DN sẽ chủ động hơn trong hoạt động sản xuất, kinh doanh, tránh được những vấn đề phát sinh ngoài ý muốn.