Người trẻ “kiệt sức” vì những cuộc họp online

Việc phải ngồi hàng giờ liền trước màn hình máy tính và đối diện với những gương mặt kề sát ống kính trên Zoom và các phần mềm hỗ trợ cho học tập, làm việc trực tuyến đã trở thành một phần của cuộc sống trong bối cảnh hiện tại. Dù vậy, việc giao tiếp online này đang khiến chúng ta phải nỗ lực nhiều hơn về mặt cảm xúc.

Học tập và làm việc online đang trở thành một phần quan trọng trong cuộc sống hiện tại

Những buổi họp trực tuyến giờ đây buộc chúng ta phải thực hiện nhiều hành động có ý thức thay vì sử dụng ngôn ngữ cơ thể hay phi cơ thể như khi họp trực tiếp. Việc tập trung cao độ để phân tích cảm xúc của đối phương qua lời nói và ánh mắt đang dần dần khiến mọi người, đặc biệt là giới trẻ tiêu tốn rất nhiều năng lượng. Đó chính là nguyên nhân gây ra cảm giác mệt mỏi và áp lực trong các cuộc họp trên Zoom.

Mỗi tuần, Ngọc Long (24 tuổi, trợ lý truyền thông) có một cuộc họp kéo dài cả buổi sáng thứ 2 hàng tuần và hàng tá cuộc họp lớn nhỏ với nhóm, đối tác và khách hàng trong tuần. Việc phải họp trực tuyến quá nhiều khiến chàng trai trẻ cảm thấy vô cùng căng thẳng và áp lực.

"Khi họp trực tuyến, việc tự nhìn thấy các biểu hiện tiêu cực của mọi người rồi cả biểu “hiện cảm xúc trên chính khuôn mặt của mình như tức giận hay khó chịu mà không thể chắc được nguyên nhân là gì khiến mình cảm thấy vô cùng bức bách.

Các cuộc họp cũng dễ khiến người ta hiểu lầm cảm xúc của nhau. Minh chứng là có một lần, đang họp đầu tuần căng thẳng nhưng mình lại đau bụng, bình thường nếu họp trực tiếp mình có thể dễ dàng diễn tả cho mọi người biết hơn nhưng khi họp online, biểu cảm của mình khiến giám đốc cứ tưởng rằng mình đang bị khó chịu, giận dỗi khi bị nhắc đến”, Long chia sẻ.

Việc phải họp trực tuyến khá nhiều khiến Ngọc Long căng thẳng và nhầm lẫn trong cách tiếp nhận cảm xúc

Trong khi những cuộc họp trực tuyến khiến nhiều người lẫn lộn cảm xúc thì những cuộc họp truyền thống như trước đây giúp con người xử lý thông tin trong vô thức bao gồm việc giao tiếp bằng ngôn ngữ cơ thể. Cảm xúc và thái độ của con người chủ yếu được truyền đạt bằng các tín hiệu phi ngôn ngữ như nét mặt, ngữ điệu, cử chỉ, tư thế và khoảng cách...

Tất cả những tín hiệu trên đều được xử lý một cách tự động trong cuộc trò chuyện thông thường mà vẫn không ảnh hưởng đến quá trình tiếp nhận thông tin, giúp cho việc giao tiếp luôn dễ dàng. Ở các cuộc gặp mặt trực tiếp, những đánh giá cảm tính cũng sẽ hỗ trợ rất nhiều cho việc đánh giá độ tin cậy của lời nói hay phát ngôn.

Đã khá nhiều lần, Khánh Linh (24 tuổi) gặp phải những “tai nạn” khi đang họp trực tuyến tại nhà khiến cô gái trẻ không những xấu hổ mà còn phải nhận những lời nhắc nhở từ lãnh đạo của cô.

Nhiều "tai nạn" ảnh hưởng của không gian riêng tư khiến cô gái trẻ Khánh Linh cảm thấy không thoải mái mỗi khi họp trực tuyến

“Họp trực tuyến, cơ quan mình không cho phép để phông nền phía sau mà phải để camera thật. Việc đó khiến cho mình mỗi khi họp là phải dọn dẹp, sắp xếp các thứ ngăn nắp, gọn gàng. Dù đã rất cẩn thận nhưng do ở trọ cùng bạn, thi thoảng có những điều bất ngờ mà mình không kịp chuẩn bị trong khi đang họp online.

Có một lần mình đang họp thì bạn mình vừa tắm xong không may bước qua, đó là hành động vô thức của bạn ấy vì không biết mình đang họp. Rồi có một hôm mình đang họp thì có người gõ cửa hỏi một số vấn đề, khiến mình phải tạm rời cuộc họp một chút. Thế là mình phải nhận không ít những “góp ý” không hề dễ chịu”, Linh nói.

Khi không gian sống và làm việc giờ đã gộp làm một, điều ta chưa bao giờ nghĩ đến trước đó khiến cho nhiều người đang không thực sự thoải mái và cảnh giác hơn vì sợ bị hé lộ những câu chuyện thầm kín, riêng tư.

Đối với nhiều người, môi trường văn phòng giúp khả năng sáng tạo và giải quyết vấn đề của họ được kích hoạt như một thói quen. Những hoạt động đó hiếm khi được thực hiện khi ở nhà và sử dụng các ứng dụng họp trực tuyến như Zoom.

Không những thế, sự im lặng trong các cuộc trò chuyện ngoài đời thực rất quan trọng và tạo ra nhịp điệu ngừng nghỉ tự nhiên. Nhưng trong cuộc họp video, sự im lặng đó sẽ khiến ta lo lắng. Chỉ cần phản hồi trễ 1 - 2 giây, người đang phát biểu sẽ bị đánh giá là kém thân thiện hoặc mất tập trung. Ngoài ra, những vấn đề khi bật và tắt micro, kết nối trễ và tiếng ồn xung quanh cũng khiến cuộc họp diễn ra không suôn sẻ.

Dù mang lại nhiều lợi ích, họp trực tuyến quá nhiều đang khiến giới trẻ cảm thấy mệt mỏi và áp lực

Trên thực tế, các cuộc họp video trực tuyến đã và đang mang lại những lợi ích tiềm ẩn cần được khai thác. Khi đại dịch kết thúc, rất có thể các doanh nghiệp vẫn sẽ áp dụng mô hình làm việc tích hợp. Hình thức làm việc từ xa và các ứng dụng cuộc họp trực tuyến như Zoom vẫn sẽ tồn tại song song với hình thức làm việc tại văn phòng và đòi hỏi con người phải thích nghi nhanh chóng.

Để có thể thoải mái khi làm việc trực tiếp, bạn trẻ có thể tận dụng các nền tảng lưu trữ tài liệu có chức năng chia sẻ, sử dụng nhắn tin và email nhiều hơn để giảm thời lượng các cuộc họp. Ngoài ra, có thể đề xuất trò chuyện bằng các cuộc gọi đơn thuần thay vì video. Hình thức giao tiếp này giúp hạn chế sự chi phối bên ngoài và chúng ta chỉ cần tập trung vào giọng nói. Bên cạnh đó, việc tự do di chuyển, đi lại khi nói chuyện sẽ hỗ trợ rất nhiều cho việc suy nghĩ.