Công nghệ mang thủ tục hành chính đến gần người dân

Phát huy hiệu quả việc số hóa

Tại Điểm phục vụ hành chính công phường Cửa Nam (Hà Nội) người dân không khỏi bất ngờ khi được chào đón và hướng dẫn làm thủ tục hành chính bởi... robot.

Với ngoại hình thân thiện, khả năng giao tiếp cơ bản và di chuyển linh hoạt, robot không chỉ dẫn đường mà còn hỗ trợ lấy số thứ tự, hướng dẫn quy trình làm hồ sơ và thậm chí phục vụ nước uống.

Phó Chủ tịch UBND thành phố Hà Nội Trương Việt Dũng kiểm tra quy trình tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính tại Điểm phục vụ hành chính phường Hà Đông

Điều này không chỉ giúp giảm tải công việc cho cán bộ mà còn mang lại trải nghiệm tích cực cho người dân, tạo sự gần gũi, thoải mái trong môi trường hành chính vốn được xem là “khô cứng”.

Theo Phó Chủ tịch UBND phường Cửa Nam Trịnh Ngọc Trâm, cho biết, một mẫu robot dịch vụ thông minh vận hành tại Điểm phục vụ hành chính công phường Cửa Nam, góp phần nâng cao trải nghiệm phục vụ, giảm tải công việc cho cán bộ và hiện đại hóa quy trình xử lý thủ tục hành chính.

Hiện tại, robot có 6 chức năng chính như: Tư vấn dịch vụ và phát số thứ tự tự động; thu thập và gửi phản hồi trực tuyến; di chuyển tự động, phát nước và bánh kẹo tại khu vực chờ; tư vấn và hỗ trợ tại chỗ…

“Lợi ích mang lại của robot phục vụ đó là giảm thời gian chờ, tăng hiệu quả phục vụ người dân. Đồng thời tăng tính chuyên nghiệp, hiện đại hóa quy trình hành chính. Robot AI sử dụng trí tuệ nhân tạo tạo hình ảnh chính quyền thân thiện - phục vụ - hiện đại, giảm áp lực; hỗ trợ các cán bộ nhân viên tập trung xử lý nghiệp vụ chuyên môn”, Phó Chủ tịch UBND phường Cửa Nam Trịnh Ngọc Trâm thông tin.

Tổ công tác số 6 của UBND thành phố Hà Nội do đồng chí Trương Việt Dũng, Phó Chủ tịch UBND thành phố trong buổi khảo sát, kiểm tra việc vận hành chính quyền địa phương hai cấp tại trụ sở phường Tây Hồ

Với mong muốn lấy sự hài lòng của người dân, doanh nghiệp làm thước đo hiệu quả hoạt động của các cơ quan Nhà nước, Trung tâm Phục vụ hành chính công thành phố Hà Nội đã và đang tích cực ứng dụng công nghệ vào trong quá trình thực hiện thủ tục hành chính.

Trung tâm đã triển khai lắp đặt các màn hình tra cứu, kiot lấy số tự động và robot AI, nhân viên hỗ trợ và giải đáp những thắc mắc của người dân. Ngoài ra còn có ứng dụng Công dân Thủ đô số (iHanoi) góp phần chuyển đổi số trong thực hiện thủ tục hành chính.

Nếu như trước đây mỗi khi cần làm thủ tục hành chính như đăng ký khai sinh, cấp giấy chứng nhận kết hôn, đổi giấy phép lái xe hay chứng thực giấy tờ, người dân phải trực tiếp đến các đơn vị hành chính, mang theo hàng loạt hồ sơ và có khi phải đi lại nhiều lần để bổ sung, chỉnh sửa, thì nay, chỉ với vài thao tác đơn giản trên máy tính hoặc điện thoại thông minh, thủ tục đã có thể được thực hiện.

Cổng dịch vụ công quốc gia cùng hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của thành phố đã tạo nên bước đột phá trong cải cách. Người dân có thể nộp hồ sơ, thanh toán trực tuyến, nhận kết quả tại nhà qua dịch vụ chuyển phát bưu chính. Những tiện ích đi kèm như tra cứu tiến độ xử lý hồ sơ, nhận tin nhắn thông báo kết quả, giảm thiểu giấy tờ in ấn… đã giúp thay đổi căn bản cách thức “giao tiếp” giữa chính quyền và người dân.

Phó Chủ tịch UBND thành phố Hà Nội Trương Việt Dũng khảo sát, kiểm tra việc vận hành chính quyền địa phương 2 cấp tại trụ sở phường Phú Thượng

Chị Bùi Thị Phương Thùy (phường Hà Đông, Hà Nội) hào hứng cho biết: So với trước đây, các thủ tục hành chính đã được cải thiện nhiều hơn, thời gian giải quyết nhanh hơn. Người dân không phải xếp hàng trực tiếp để lấy số mà khai trên ứng dụng iHanoi lấy số online rất tiện lợi.

Một số chi nhánh, điểm phục vụ của Trung tâm Phục vụ hành chính công thành phố đã được trang bị robot hỗ trợ, máy kiểm tra thông tin hồ sơ ngay tại quầy. Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quá trình giải quyết thủ tục hành chính đã giúp người dân giảm bớt vất vả, tiết kiệm nhiều thời gian. Tôi hy vọng trong tương lai, các cơ quan chức năng sẽ tiếp tục đẩy mạnh áp dụng công nghệ hiện đại vào xử lý hồ sơ trực tuyến, để nâng cao hiệu quả xử lý hồ sơ trực tuyến”.

Cầu nối giữa chính quyền và Nhân dân

Việc ứng dụng công nghệ vào quá trình thực hiện thủ tục hành chính không những mang lại thuận tiện cho người dân mà còn hỗ trợ đắc lực cho cán bộ hành chính công.

Bà Hoàng Hiền Hạnh, Phó Giám đốc Chi nhánh số 1 Võ Chí Công, Trung tâm Phục vụ hành chính công thành phố Hà Nội cho biết: “Khi các cán bộ, công chức ứng dụng công nghệ trong giải quyết thủ tục hành chính cho người dân, doanh nghiệp sẽ giảm được thành phần hồ sơ phải nộp.

Đối với những hồ sơ đã được số hóa thì việc tái sử dụng cho những lần thực hiện thủ tục hành chính tiếp theo cán bộ, công chức sẽ khai thác những tài liệu trước đó để làm thành phần hồ sơ, giảm được việc nộp hồ sơ giấy, giảm được việc lưu trữ hồ sơ, thất lạc hồ sơ.

Người dân đến làm thủ tục hành chính tại Chi nhánh số 3, Trung tâm Phục vụ hành chính công thành phố Hà Nội

Bên cạnh đó, trong quá trình hướng dẫn người dân, thay vì các phương thức truyền thống, sẽ có những tổng đài AI, chat box hỗ trợ người dân, doanh nghiệp thực hiện một số các thủ tục hành chính hoặc tư vấn sơ qua về thủ tục hành chính khi mà tư vấn chuyên sâu mới cần đến cán bộ. Cán bộ giảm tải được thời gian tiếp nhận hồ sơ, đôi khi người dân sẽ không phải lên trụ sở thực hiện thủ tục hành chính nữa”.

Trước đó, Trung tâm Phục vụ hành chính công thành phố Hà Nội đã tiến hành tiếp nhận các sản phẩm công nghệ ứng dụng chuyển đổi số từ nhiều doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân. Trong đó điển hình là phần mềm số hóa dùng chung, giải pháp số hóa tài liệu, gán nhãn dữ liệu toàn diện, thông minh dựa trên công nghệ học máy, trí tuệ nhân tạo AI, có thể upload dữ liệu liên tục, không gián đoạn, không trùng lặp.

Hệ thống được tích hợp OCR, ICR, OMR, ADRT giúp đơn giản hóa quy trình số hóa, trích xuất thông minh, bảo đảm an toàn an ninh thông tin và đặc biệt là có thể sử dụng mọi lúc, mọi nơi, đa nền tảng.

Công dân trải nghiệm robot lễ tân tại Chi nhánh số 1, Trung tâm Phục vụ hành chính công thành phố Hà Nội

Giải pháp bảo đảm tính thống nhất, đồng bộ, tiết kiệm trong quá trình số hóa, đồng thời góp phần cải thiện năng lực quản lý dữ liệu và là nền tảng để xây dựng cơ sở dữ liệu dùng chung, hướng tới việc hình thành kho dữ liệu mở để phục vụ người dân và doanh nghiệp.

Với định hướng phát triển trở thành “Trung tâm dịch vụ công số thông minh”, “một địa điểm - mọi thủ tục”, Trung tâm Phục vụ hành chính công thành phố Hà Nội đang từng bước xây dựng nền hành chính hiện đại, minh bạch và hiệu quả, hướng tới chuyển đổi số quốc gia.

Bằng tinh thần sáng tạo, quyết liệt đổi mới, lấy sự hài lòng của người dân, doanh nghiệp làm thước đo, công tác cải cách hành chính của thành phố Hà Nội hứa hẹn sẽ tiếp tục đạt nhiều kết quả toàn diện, đóng góp quan trọng vào mục tiêu xây dựng Thủ đô văn minh, hiện đại, phát triển bền vững trong giai đoạn mới.

Lê Trang