Công ty Điện lực Vĩnh Phúc: Hiệu quả từ việc số hóa hợp đồng mua bán điện

Hiện tại, Công ty Điện lực Vĩnh Phúc đang quản lý bán điện cho 228.947 khách hàng, trong đó có 26.237 khách hàng mua điện ngoài sinh hoạt và 202.710 khách hàng mua điện cho mục đích sinh hoạt. 9 tháng năm 2021, Công ty Điện lực Vĩnh Phúc đã số hóa được 192.756 bộ hợp đồng mua bán điện cho mục đích sinh hoạt, hoàn thành 100% công tác số hóa Hợp đồng mua bán điện với khách hàng.

Số hóa là quá trình cần thiết và là bước đi bắt buộc để Công ty không bị tụt hậu

Ông Bùi Quang Anh - Trưởng phòng Kinh doanh - Công ty Điện lực Vĩnh Phúc cho biết: Sau khi Công ty hoàn thành công tác chuyển đổi số hóa Hợp đồng mua bán điện với khách hàng đã mang lại nhiều hiệu quả rõ rệt trong công tác quản lý, kinh doanh bán điện.

Trước đây, việc lưu trữ hồ sơ mua bán điện của toàn bộ khách hàng chiếm quá nhiều diện tích, việc tìm kiếm thủ công thông tin khách hàng tốn nhiều thời gian, dễ nhầm lẫn… Hạn chế này hoàn toàn có thể được giải quyết với số hóa. Qua đó, nhân viên chỉ cần một vài thao tác nhanh chóng trên chương trình Quản lý khách hàng (CMIS3.0) là đã có thể tìm được tài liệu mình cần một cách đầy đủ, chính xác, giúp doanh nghiệp tiết kiệm được đáng kể thời gian, góp phần tăng năng xuất lao động.

Nhờ đó, nhân viên có thể sử dụng thời gian tiết kiệm được để làm những công việc khác quan trọng hơn. Đồng thời, nhân viên cũng có thể rèn luyện, học hỏi thêm nhiều kiến thức, kỹ năng giúp phát triển bản thân, nâng cao hiệu quả công việc.

Số hóa doanh nghiệp giúp tiết kiệm chi phí: Việc ký Hợp đồng mua bán điện làm theo cách truyền thống, Điện lực sẽ cần in ấn số lượng giấy tờ lớn. Điều này cần tốn một khoản chi phí cho tiền giấy, mực, máy in, tiền điện, khấu hao trang thiết bị in ấn…

Tài liệu được số hóa sẽ giúp công ty tiết kiệm chi phí in ấn

Khi sử dụng Hợp đồng điện tử hoàn toàn có thể tối thiểu hóa loại chi phí này với số hóa. Chi phí tiết kiệm được đơn vị có thể tập trung cho công tác đầu tư, cải tạo lưới điện, công tác chăm sóc khách hàng… từ đó góp phần nâng cao công tác dịch vụ khách hàng.

Việc số hóa giúp nhân viên tìm kiếm mọi dữ liệu, thông tin trên chương trình CMIS3.0 một cách nhanh chóng, dễ dàng hơn và không bị giới hạn. Mọi dữ liệu có thể chuyển đổi sang định dạng kỹ thuật số hiện đại một cách đồng bộ. Tất cả chúng đều có được truy cập thông qua các thiết bị kết nối Internet hoặc hệ thống đám mây một cách nhanh chóng, dễ dàng vào bất kỳ lúc nào dù bạn đang ở bất cứ đâu.

Việc giao dịch với khách hàng cũng rất đơn giản, khách hàng chỉ cần có internet để đăng ký sử dụng các dịch vụ điện một cách nhanh tróng, thuận tiện; Hoặc khách hàng giao dịch với Điện lực thông qua số tổng đài chăm sóc khách hàng 19006769 để yêu cầu dịch vụ mà không phải đến trực tiếp Điện lực, điều này rất phù hợp với thời điểm dịch bệnh Covid-19 đang vẫn còn nguy cơ lây nhiễm cao.

Tăng tính bảo mật thông tin cho khách hàng: Khi số hóa Hợp đồng, mỗi khách hàng sẽ nhận được một mã OTP để xác nhận thông tin ký các biên bản liên quan và Hợp đồng mua bán điện. Đồng thời, mỗi khách hàng đều có một mật khẩu và tên đăng nhập riêng của mình để có thể truy cập thông tin sử dụng điện trong quá trình thực hiện Hợp đồng mua bán điện với ngành Điện, góp phần tăng tính bảo mật cho khách hàng.

Công ty Điện lực Vĩnh Phúc

Việc lưu trữ Hợp đồng theo cách truyền thống trên các loại giấy tờ trong Hợp đồng sẽ có thể gặp rủi ro như mối mọt, mục nát, thất lạc, ẩm ướt… do hỏa hoạn, bão lụt, thiên tai gây ra làm Hồ sơ bị hư hỏng mất giá trị. Nhờ số hóa, Điện lực có thể loại bỏ những mối lo lắng này. Hợp đồng số sẽ giúp đảm bảo các thông tin, dữ liệu quan trọng của đơn vị được lưu trữ, bảo vệ và cất giữ cẩn thận qua nhiều năm.

Việc sử dụng giấy, mực in và giấy vụn thải ra môi trường mỗi năm gây lãng phí tài nguyên và ảnh hưởng không tốt đến môi trường. Chính vì thế, việc tiết kiệm giấy, giảm tải các loại giấy vụn không cần thiết thải ra môi trường được khuyến khích.

Dữ liệu dưới định dạng kỹ thuật số được xem là vô cùng thân thiện môi trường. Bởi giải pháp lưu trữ này giúp hạn chế lượng giấy tờ in ấn không cần thiết. Đồng thời, nó cũng thể hiện và giúp nâng cao ý thức bảo vệ môi trường của người dân và ngành Điện.

Song song cùng việc số hóa, Công ty Điện lực Vĩnh Phúc cũng đang tiến hành phân tích, tổng hợp nguồn dữ liệu thông tin khách hàng đồng bộ trên chương trình Quản lý thông tin khách hàng, nhằm phân tích nhu cầu, phục vụ khách hàng ngày càng tốt hơn.

Đặc biệt, từ tháng 12/2017, khi EVN phục vụ trực tuyến 100% dịch vụ điện tương đương cấp độ 3.0, thì các hồ sơ điện tử càng thể hiện rõ hiệu quả thiết thực, giúp ngành Điện dễ dàng tra cứu và sử dụng thông tin dữ liệu về lịch sử yêu cầu dịch vụ của khách hàng, từ đó, phục vụ khách hàng ngày càng tốt hơn.

ZaloPay là một trong những ví điện tử đầu tiên hợp tác với EVN trong việc cung cấp dịch vụ thanh toán tiện lợi với QR Code trên hóa đơn điện tử.Theo đó, khách hàng chỉ cần mở ứng dụng ZaloPay, chọn mục "Quét mã QR" và thực hiện thao tác quét mã QR in trên hóa đơn. Sau đó, khách hàng kiểm tra toàn bộ thông tin hiển thị và tiên hành xác nhận thanh toán.

Như vậy, với tính năng này, người dùng có thể thanh toán ngay tại nhà, mà không cần đến các điểm thu hộ. Ngoài ra, người dùng không cần nhập thủ công mã khách hàng hay số tiền, thay vào đó tất cả các thao tác chỉ là quét QR Code có trên hóa đơn. Điều này, vừa giúp đơn giản hóa quá trình thanh toán, vừa đảm bảo tính chính xác và an toàn cho người dùng trong giai đoạn dịch bệnh có những diễn biến phức tạp.

Đạt Sơn