Xây dựng cơ sở dữ liệu dùng chung với chính quyền 2 cấp

Theo nội dung Đề án, thành phố Hà Nội sẽ tiến hành số hóa, chỉnh lý hồ sơ tài liệu của các cơ quan khối Đảng, chính quyền và đoàn thể, tập trung trước mắt vào cấp huyện, cấp xã. Các tài liệu được số hóa không chỉ phục vụ cho việc dừng hoạt động, sáp nhập các đơn vị hành chính theo tinh thần Kết luận số 127-KL/TW của Bộ Chính trị, mà còn hướng tới việc tạo lập một cơ sở dữ liệu hành chính dùng chung có khả năng liên thông, chia sẻ và tái sử dụng.

Cơ sở dữ liệu này sẽ tích hợp các văn bản, tài liệu phát sinh trong quá trình hoạt động của cán bộ, từ hệ thống giải quyết thủ tục hành chính, hệ thống quản lý văn bản và các cơ sở dữ liệu chuyên ngành. Thành phố điều chỉnh tên hệ thống thành “Kho cơ sở dữ liệu hành chính dùng chung” để phân biệt rõ với các cơ sở dữ liệu khác.

Đặc biệt, kho dữ liệu mới sẽ không chỉ lưu trữ đơn thuần mà còn ứng dụng công nghệ hiện đại như trí tuệ nhân tạo (AI), cho phép khai thác, phân tích thông tin nhanh chóng, chính xác, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý, điều hành và phục vụ người dân, doanh nghiệp một cách minh bạch, thuận tiện hơn.

Để triển khai Đề án đạt hiệu quả, đáp ứng mục tiêu đề ra, UBND thành phố yêu cầu các đơn vị, trong năm 2025 tập trung chỉnh lý, số hóa tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn của hồ sơ đã chỉnh lý, sẽ chỉnh lý và kết quả giải quyết thủ tục hành chính còn hiệu lực của cơ quan Đảng và chính quyền cấp huyện; cơ quan Đảng và chính quyền cấp xã.

Kho dữ liệu mới sẽ góp phần nâng cao hiệu quả quản lý, điều hành và phục vụ người dân, doanh nghiệp một cách minh bạch, thuận tiện hơn. Ảnh minh hoạ

Các đơn vị xây dựng kho cơ sở dữ liệu hành chính dùng chung. Kho cơ sở dữ liệu này chứa các dữ liệu phát sinh từ nguồn văn bản trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức; bao gồm các văn bản trong quá trình giải quyết công việc hằng ngày của cán bộ được số hóa để tạo lập dữ liệu, trong hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính, trong các hệ thống dữ liệu chuyên ngành và các hệ thống quản lý văn bản, điều hành khác.

Đối với hạng mục chỉnh lý, số hóa tài liệu cấp huyện, cấp xã sẽ gồm các giai đoạn. Cụ thể, tại giai đoạn chuẩn bị đầu tư, giao Trung tâm Phục vụ hành chính công thành phố Hà Nội lựa chọn đơn vị tư vấn lập thuyết minh và dự toán chi tiết hoàn thành ngày 18/6/2025; lập thuyết minh và dự toán chi tiết trước ngày 20/6/2025; ngày 25/6/2025 tiến hành thẩm định, phê duyệt thuyết minh và dự toán chi tiết.

Giai đoạn thực hiện đầu tư, Trung tâm Phục vụ hành chính công thành phố phối hợp với cơ quan có thẩm quyền quản lý tài liệu tại thời điểm tiến hành trước ngày 31/7/2025; phối hợp Công an thành phố, Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố trực thuộc Sở Nội vụ chuẩn bị các điều kiện bảo đảm an ninh trật tự, an toàn tài liệu trước ngày 31/7/2025. Cùng với đó, phối hợp cơ quan có thẩm quyền quản lý tài liệu tại thời điểm tiến hành bàn giao tài liệu cơ quan cấp xã trước ngày 15/8/2025...

Giai đoạn thi công, Trung tâm Phục vụ hành chính công thành phố và nhà thầu thi công cần tích cực phối hợp với cơ quan có thẩm quyền quản lý tài liệu tại thời điểm tiến hành thi công hoàn thành hạng mục chỉnh lý tài liệu cơ quan Đảng, chính quyền cấp huyện dừng hoạt động tháng 11/2025; tài liệu cơ quan Đảng, chính quyền cấp xã tháng 12/2025...

Đối với hạng mục xây dựng Kho cơ sở dữ liệu hành chính dùng chung, UBND thành phố giao Trung tâm Phục vụ hành chính công triển khai và tiến hành các thủ tục đầu tư theo quy định, bảo đảm hiệu quả, hoàn thành trong năm 2025 và chính thức đưa vào sử dụng từ tháng 2/2026.

Trung tâm Phục vụ hành chính công thành phố là cơ quan thường trực, giúp UBND thành phố trong việc tổ chức triển khai thực hiện Đề án này; chủ trì xây dựng quy trình triển khai các hạng mục.

Sở Khoa học và Công nghệ là cơ quan chủ trì thẩm định phương án kỹ thuật, công nghệ; đảm bảo hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin (có thể mở rộng) đáp ứng yêu cầu cài đặt kho và lưu trữ dữ liệu được tạo lập theo Đề án này.

UBND thành phố giao Sở Tài chính trên cơ sở đề xuất của Trung tâm Phục vụ hành chính công, tổng hợp, báo cáo UBND thành phố bố trí kinh phí thực hiện các nhiệm vụ được giao tại Đề án từ nguồn ngân sách thành phố theo quy định của Luật Ngân sách nhà nước và các quy định hiện hành.

Sở Nội vụ bao gồm Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố trực thuộc Sở chủ trì thực hiện nhiệm vụ hướng dẫn cơ quan, đơn vị có thẩm quyền lập danh mục tài liệu cần số hóa theo quy định; phối hợp, hướng dẫn các vấn đề về quy trình thực hiện, tiêu chuẩn cần đáp ứng trong công tác chỉnh lý, số hóa tài liệu.

Công an thành phố có nhiệm vụ chủ trì kiểm tra, hướng dẫn đảm bảo các nội dung liên quan đến an ninh, an toàn, bảo mật trong quá trình triển khai nhiệm vụ tại Đề án.

Các quận, huyện, thị ủy; UBND quận, huyện, thị xã (trước khi dừng hoạt động) có trách nhiệm chủ trì, bố trí mặt bằng đáp ứng yêu cầu triển khai Đề án này theo đề xuất của Trung tâm Phục vụ hành chính công (dự kiến 1-2 điểm thi công trên một huyện với tổng diện tích khoảng 1.000 m2) và thực hiện bàn giao tài liệu đầy đủ theo quy định.

Lê Trang